MS365 필수 기능 TOP 7: 직장인/학생이 알아야 할 꿀팁!

직장인과 학생 모두에게 Microsoft 365(MS365)는 단순한 오피스 프로그램 이상의 강력한 생산성 도구가 되었어요.

최신 버전의 MS365는 AI 기능과 협업 시스템을 대폭 강화하여 업무와 학습의 효율을 극대화시켜 줍니다.

가장 중요한 핵심 기능 7가지를 중심으로, 똑똑하게 활용하는 꿀팁을 지금부터 상세히 알아보아요.

💡목 차

• 생성형 AI 혁신! Copilot 기능 최대 활용법
• 강력한 팀워크의 핵심: Teams 고급 협업 스킬
• 클라우드 데이터 관리와 보안을 위한 OneDrive
• Word와 Excel의 숨겨진 자동화 및 분석 기능
• 아이디어 캡처 최강자: OneNote와 Loop 활용

 

 

📝MS365 필수 기능 TOP 7 요약

핵심 기능	주요 이점	적합한 사용자
Copilot (AI 비서)	문서 초안 작성 및 데이터 요약 시간 단축	업무 보고서 작성 빈도가 높은 직장인
Teams (회의/협업)	실시간 회의 요약 및 채팅을 통한 빠른 팀워크	팀 프로젝트가 많은 직장인/학생
OneDrive (클라우드)	자동 백업과 랜섬웨어 방어 기능 제공	중요 파일을 관리하는 모든 사용자
Excel (데이터 분석)	조건부 서식 및 Power Query를 이용한 전문 분석	데이터 처리가 필수인 직장인

 

생성형 AI 혁신! Copilot 기능 최대 활용법

Copilot은 MS365 앱에 깊숙이 통합된 AI 비서입니다.

Word와 Outlook에서의 Copilot 활용

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문서 초안 작성: 간단한 지시만으로 긴 보고서나 제안서의 초안을 빠르게 생성합니다.

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이메일 요약/회신: 수신된 긴 이메일 스레드를 요약하고 적절한 회신 초안까지 작성해 줍니다.

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톤 앤 매너 변경: 작성된 글의 내용을 유지한 채 전문적인 또는 친근한 어투로 쉽게 바꿉니다.

 

PowerPoint와 Excel에서의 생산성 향상

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발표 자료 자동 생성: Word 문서나 노트 내용을 기반으로 슬라이드 디자인과 텍스트를 자동으로 만듭니다.

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데이터 분석 지원: 자연어로 질문하면 Excel 데이터에서 패턴을 찾고 차트를 추천해 줍니다.

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수식 작성 보조: 필요한 복잡한 Excel 수식을 설명만으로 생성하는 데 도움을 줍니다.

 

Copilot Chat을 통한 지능형 검색

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업무 데이터 검색: OneDrive, Outlook 등 모든 MS365 데이터에서 필요한 정보를 통합 검색합니다.

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지능형 요약: 여러 개의 긴 문서를 비교하거나 요약하는 복합적인 작업이 가능합니다.

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실시간 대화: AI와 대화하듯이 프롬프트를 발전시켜 최종 결과물을 도출합니다.

 

강력한 팀워크의 핵심: Teams 고급 협업 스킬

Microsoft Teams는 단순한 메신저를 넘어선 스마트한 협업 플랫폼입니다.

회의의 효율을 높이는 AI 기능

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실시간 전사: 회의 내용을 실시간으로 텍스트로 전환하고 기록으로 남깁니다.

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회의 요약: Copilot이 회의 후 주요 의사결정 사항과 실행 항목을 자동으로 요약해 줍니다.

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액션 아이템 추적: 논의 과정에서 발생한 할 일(Action Item)을 자동으로 추출하고 관리합니다.

 

앱 통합을 통한 작업 흐름 구축

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파일 공동 편집: Teams 내에서 Word, Excel 파일을 열어 여러 명이 동시에 편집할 수 있어요.

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Planner 연동: 채팅 중 발생한 업무를 Planner에 바로 할당하여 업무 추적이 용이합니다.

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외부 앱 통합: Jira, Salesforce 등 수많은 외부 서비스와 연동하여 작업 흐름을 통합할 수 있어요.

 

효율적인 채널 및 팀 관리

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채널 구분: 주제별로 채널을 만들어 정보의 혼선을 방지해야 합니다.

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게스트 접근: 외부 파트너나 고객을 게스트로 초대하여 안전하게 공동 작업할 수 있습니다.

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공지 기능: 중요한 내용은 공지 기능으로 등록하여 팀원 전체의 인식을 확보합니다.

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클라우드 데이터 관리와 보안을 위한 OneDrive

OneDrive는 모든 MS365 작업의 근간이 되는 안전한 클라우드 저장소입니다.

랜섬웨어 공격 대비 기능

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파일 복원: 랜섬웨어 감염 시 파일을 최대 30일 이전 시점으로 복원할 수 있어요.

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경고 알림: 대량 파일 삭제나 암호화 시도 발생 시 즉시 사용자에게 경고합니다.

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개인 중요 금고: 이중 인증으로 보호되는 보안 폴더(Personal Vault)를 제공합니다.

 

스마트한 파일 공유 및 관리

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만료일 설정: 공유 링크에 접근 만료일을 설정하여 보안을 강화합니다.

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폴더 백업: PC의 바탕화면, 문서, 사진 폴더를 OneDrive와 자동 동기화할 수 있어요.

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버전 기록: 수정 전의 이전 파일 버전을 쉽게 확인하고 복구할 수 있습니다.

 

파일 주문형 접근(Files On-Demand)

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공간 절약: 모든 파일을 로컬 디스크에 다운로드하지 않고 클라우드에만 보관합니다.

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필요 시 다운로드: 파일을 열 때만 실제로 다운로드하여 PC 저장 공간을 아낍니다.

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오프라인 사용: 특정 파일을 오프라인 사용 가능으로 설정하여 인터넷 없이도 작업할 수 있어요.

 

Word와 Excel의 숨겨진 자동화 및 분석 기능

가장 익숙한 Word와 Excel에도 업무 효율을 수십 배 높이는 기능이 숨어있습니다.

Word의 고급 기능 활용

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스타일과 목차 자동 생성: 제목에 '스타일'을 적용하면 목차를 자동으로 만들고 업데이트할 수 있어요.

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트랙 변경: 공동 작업 시 수정된 부분을 추적하고 승인/거부할 수 있는 협업 기능입니다.

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받아쓰기: 마이크를 사용해 말로 문서를 작성하는 음성 인식 기능이 매우 정확합니다.

 

Excel의 데이터 분석 파워 활용

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Power Query: 외부 데이터를 가져와 정제하고 변형하는 데이터 준비 도구입니다.

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조건부 서식: 특정 기준을 만족하는 셀에 자동으로 색상이나 아이콘을 적용하여 시각화합니다.

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동적 배열 함수: FILTER, SORT 등 새로운 함수들로 복잡한 데이터 처리를 단 한 줄로 끝냅니다.

 

Power Automate를 통한 자동화

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반복 작업 자동화: 특정 이메일 수신 시 첨부 파일을 OneDrive에 저장하는 등의 작업을 자동화합니다.

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알림 및 승인 흐름: 새로운 문서 등록 시 팀즈로 알림을 보내고 승인 요청을 자동 생성할 수 있습니다.

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로봇 프로세스 자동화(RPA): 반복적인 데스크톱 작업을 기록하고 로봇처럼 실행하게 합니다.

 

아이디어 캡처 최강자: OneNote와 Loop 활용

OneNote는 모든 정보를 정리하는 디지털 노트이고, Loop는 실시간 공동 작업을 위한 새로운 도구입니다.

OneNote를 활용한 체계적 정리

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무제한 캔버스: 자유로운 위치에 텍스트, 그림, 오디오, 웹 클리핑을 삽입할 수 있어요.

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태그 및 검색: '할 일' 태그를 사용하여 작업 목록을 만들고 모든 노트북에서 강력하게 검색합니다.

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필기 기능: 태블릿에서 손글씨를 작성하고 이를 텍스트로 변환할 수 있습니다.

 

Loop 컴포넌트의 혁신적인 협업

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실시간 동기화: Teams, Outlook, Word 등 여러 앱에 복사하여 붙여넣어도 내용이 실시간으로 동기화됩니다.

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작업 목록 컴포넌트: 회의록이나 이메일에서 즉시 작업 목록을 만들고 팀원들에게 할당할 수 있어요.

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간결한 공동 작업: 문서 전체가 아닌 특정 블록(컴포넌트)만 공유하여 협업의 집중도를 높입니다.

 

MS Forms를 활용한 데이터 수집

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설문 및 퀴즈: 간단한 설문조사나 시험 문제(퀴즈)를 쉽게 만들 수 있어요.

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자동 분석: 제출된 답변은 Excel로 자동 통합되고 Forms 내에서 기본 통계 분석을 제공합니다.

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Teams 통합: Teams 채널 내에서 바로 설문조사를 배포하고 결과를 확인할 수 있습니다.

 

✅ MS365 생산성 극대화 최종 체크리스트!

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업무 자동화 및 AI 활용 능력 점검

Copilot을 활용해 "보고서 초안 작성 시간을 50% 이상" 줄이고 있는지 확인합니다.

Excel에서 "Power Query나 동적 배열 함수"를 자유자재로 사용하는지 점검해요.

Power Automate로 "반복적인 파일 저장이나 알림 작업"을 자동화하고 있는지 확인합니다.

 

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스마트한 협업 및 데이터 관리 습관 확인

Teams에서 "회의 요약 기능"을 사용하여 결정 사항을 즉시 공유하는지 확인하세요.

모든 중요 파일을 "OneDrive에 저장하고 랜섬웨어 복원 기능"을 활성화했는지 체크합니다.

OneNote나 Loop 컴포넌트로 "개인 및 팀의 아이디어를 체계적"으로 공동 기록하고 있는지 확인합니다.

 

 

📌함께 보면 유용한 정보

 

• ☞ Microsoft 365 (MS365) 공식 홈페이지
• ☞ Microsoft 365 Copilot (AI 기능 소개)
• ☞ Microsoft 공식 고객 지원 및 도움말 센터

 

 

※ 본 글은 Microsoft 365의 공개된 기능 및 최신 정보를 바탕으로 작성되었으며, 특정 기능(예: Copilot)은 구독 플랜에 따라 이용 가능 여부가 다를 수 있습니다.