신입도 바로 쓰는 발주서 작성법, 필수 항목과 실수 방지 체크리스트

구매 업무의 시작은 정확한 발주서 작성에서부터 비롯됩니다.

작은 실수 하나가 납기 지연이나 대금 지급 오류 등 큰 문제로 이어질 수 있어요.

이 글은 신입 담당자도 실수 없이 바로 사용할 수 있도록, 발주서에 꼭 들어가야 할 필수 항목과 검토 순서를 안내합니다.

정확하고 체계적인 발주서 작성으로 업무 효율을 확실히 높여보세요.

💡목 차

• 발주서의 법적 성격과 작성 시 마음가짐
• 발주서에 꼭 들어가야 할 필수 기재 항목 BEST 4
• 구매 내역 오류 방지! 품목 세부 명세 작성법
• 신입 담당자가 가장 흔하게 저지르는 실수와 대처법
• 정확한 업무를 위한 발주서 송부 전 체크리스트

 

 

📝발주서 핵심 요약

구분	내용	실수 방지 핵심
정의	구매자가 공급자에게 물품 또는 용역을 공식적으로 요청하는 문서입니다.	단순 주문서가 아닌 "계약 이행의 첫 단추"임을 인지합니다.
필수 항목	발주/수주처 정보, 품목, 수량, 단가, 납기일, 납품 장소 등입니다.	금액은 부가세 포함 여부를 반드시 명시합니다.
법적 효력	원칙적으로는 청약서의 성격이며, 상대방 승낙 시 계약이 성립돼요.	추후 분쟁 예방을 위해 별도 계약서 작성을 권장합니다.
작성 원칙	품목 규격 등을 상세하고 명확하게 기재하는 것이 중요합니다.	내용 정정 시에는 "수정 발주서"를 사용해야 합니다.

 

발주서의 법적 성격과 작성 시 마음가짐

발주서는 단순한 주문 목록이 아닌, 법적 효력을 가질 수 있는 중요한 문서입니다.

발주서와 계약서의 근본적인 차이

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청약의 성격: 발주서는 구매자가 공급자에게 물품 공급을 요청하는 청약서에 해당합니다.

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계약 성립: 공급자가 이를 승낙하는 순간 거래 계약이 성립됩니다.

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혼용 주의: 일반 계약서가 없다면 발주서가 계약을 증명하는 주요 문서가 될 수 있어요.

 

첫 거래 시 계약서 작성의 중요성

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분쟁 예방: 첫 거래 시에는 기본 계약서를 별도로 작성하는 것이 안전합니다.

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책임 범위: 계약서는 발주서보다 더 구체적인 책임과 권리 관계를 명시합니다.

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거래 관행: 이후 수시 발주 시에만 발주서를 사용하는 것이 일반적입니다.

 

문서 작성 시 신입의 마음가짐

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정확성 우선: 숫자, 단어 하나하나까지 꼼꼼하게 확인하는 습관을 들여야 합니다.

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투명성 확보: 발주 내역은 거래 투명성을 보장하는 증거가 됩니다.

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체계적 관리: 발주서 번호 등을 붙여 체계적으로 관리하는 것이 중요해요.

 

발주서에 꼭 들어가야 할 필수 기재 항목 BEST 4

이 네 가지 항목만 정확하면 절반은 성공한 것입니다.

발주처와 수주처의 기본 정보

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회사명/대표자: 정확한 상호, 대표자명, 사업자등록번호를 기재해야 합니다.

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담당자 연락처: 문제 발생 시 즉시 연락 가능한 담당자 이름과 전화번호가 필수입니다.

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정보 확인: 거래처의 정보가 변경되지 않았는지 재차 확인하는 것이 중요해요.

 

발주 및 납품 일정 정보

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발주일자: 발주서가 공식적으로 작성된 날짜를 명확히 기록합니다.

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납기일자: 물품 또는 용역이 도착해야 할 최종 날짜를 합의된 대로 명시합니다.

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납품장소: 물품을 받을 정확한 주소와 담당자 정보를 기재해야 합니다.

 

금액 및 결제 조건

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공급가액/세액: 품목별 단가, 공급가액, 부가세, 총 합계 금액을 빠짐없이 기재해야 합니다.

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결제 조건: 현금, 카드, 어음 등 결제 방식과 지급일을 명시합니다.

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운송비 포함: 배송비, 설치비 등 추가 비용 포함 여부를 명확히 합니다.

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구매 내역 오류 방지! 품목 세부 명세 작성법

오발주를 막으려면 품목을 '매우 상세하게' 서술해야 합니다.

품명과 규격은 구체적으로

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품명: 상품 고유 번호(모델명) 또는 정식 명칭을 사용합니다.

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규격/사양: 색상, 크기, 재질 등 핵심 사양을 오해 없도록 명시해야 합니다.

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사진/도면: 필요시 관련 파일이나 도면 번호를 비고란에 기록할 수 있어요.

 

수량과 단위는 일관되게

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단위 통일: 개, EA, 박스, KG 등 정확한 단위를 사용하여 혼란을 줄입니다.

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수량 명확화: 발주 수량을 명확한 숫자로 기재하며 오탈자를 확인해야 합니다.

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총합계 검토: 단가 X 수량 = 금액의 계산이 정확한지 검토합니다.

 

추가적인 요구 조건 명시

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검수 방법: 입고 시 검사 방식이나 품질 기준 등을 간략히 언급합니다.

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포장 조건: 파손 방지를 위한 특수 포장 요구 사항 등을 비고란에 적습니다.

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부가 조건: 무상 보증 기간이나 A/S 조건 등도 명시하면 좋습니다.

 

신입 담당자가 가장 흔하게 저지르는 실수와 대처법

선배들이 자주 지적하는 실수를 미리 알고 대비하면 좋습니다.

금액 계산 오류와 부가세 누락

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계산 실수: 수량과 단가의 곱셈을 수동으로 하다가 금액이 틀리는 경우가 많습니다.

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부가세 누락: 총액이 부가세 포함인지 미포함인지 명시하지 않아 혼란을 초래합니다.

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대처법: 자동 계산 기능을 사용하고, 금액 확인 후 "부가세 포함" 문구를 삽입합니다.

 

불분명한 품목 규격 명시

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모호한 기재: "프린터 용지 A4"만 적고 중량(80g)이나 색상(백색)을 빠뜨립니다.

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오발주 위험: 규격이 불분명하면 공급자가 임의의 물품을 납품할 수 있습니다.

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대처법: 규격은 최소 2가지 이상의 주요 사양을 반드시 명시하도록 합니다.

 

납기일 및 수신처 오류

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납기일 혼동: 주문 접수일과 납기일을 혼동하여 너무 촉박하게 기재합니다.

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수신처 오류: 물품을 받아야 할 최종 장소가 아닌 본사 주소를 적습니다.

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대처법: 납기일은 합의된 날짜를 정확히 기재하고, 납품 장소는 상세한 위치를 덧붙입니다.

 

정확한 업무를 위한 발주서 송부 전 체크리스트

발주서를 최종 송부하기 전, 아래 체크리스트로 모든 항목을 점검합니다.

발주서 재확인 3대 원칙

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납기일/장소: 합의된 납기일과 최종 물품 수령 장소가 정확한지 확인합니다.

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품목 상세: 품명, 규격, 수량, 단위가 견적서와 100% 일치하는지 비교합니다.

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금액 검토: 총 금액 계산과 부가세 처리 방식이 명확한지 최종 점검합니다.

 

송부 전 최종 점검 사항

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발주서 번호: 내부 관리 시스템의 일련번호가 올바르게 부여되었는지 확인합니다.

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첨부 파일: 발주 관련 도면이나 샘플 이미지 등이 첨부되었는지 점검합니다.

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인감 날인: 회사의 명판 및 인감(또는 서명)이 정확하게 날인되었는지 확인합니다.

 

송부 후 필수 조치 사항

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수신 확인: 공급자가 발주서를 제대로 받았는지 전화 또는 이메일로 확인합니다.

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승낙서 요청: 가능하다면 공급자의 서명이 담긴 발주서 사본(승낙서)을 요청합니다.

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내부 공유: 관련 부서(자재, 재무 등)에 발주 내역을 공유하여 일정을 맞춥니다.

 

✅ 발주서 작성 시 완벽한 업무 처리를 위한 체크리스트

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발주서 내용의 정확성 및 법적 효력 확보

"단가, 수량, 총 금액"은 계산 오류가 없는지 두 번 이상 확인 후 기재합니다.

품명 및 규격은 모델명, 색상, 중량 등 상세 사양까지 구체적으로 명시합니다.

첫 거래이거나 중요한 발주라면 "물품 공급 계약서"를 별도로 작성해야 합니다.

 

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송부 과정 및 기타 조건 명확화

발주/수주처의 "사업자등록번호, 대표자명, 담당자 연락처"를 최신 정보로 확인합니다.

납품일, 납품 장소, 결제 조건 등은 공급자와 최종 합의된 내용을 기재합니다.

작성 완료 후에는 "발주처 인감(명판)이 제대로 날인"되었는지 확인 후 발송합니다.

 

 

📌함께 보면 유용한 정보

 

• ☞ 비즈폼 (발주서, 주문서, 계약서 작성 가이드라인 및 비교 정보)
• ☞ 로폼 (발주서 양식 주요 내용 및 법적 효력 정보)
• ☞ 예스폼 (구매 및 자재 관리 관련 문서 작성 요령 확인)

 

 

 

※ 이 글은 발주서 작성에 대한 일반적인 업무 가이드이며, 개별 법적 효력에 대한 최종 판단은 법률 전문가와 상의하시기 바랍니다.